El mercado global y la tecnología ha cerrado la brecha entre las empresas. Para que una organización sobreviva necesita maximizar los recursos de los que dispone. Conseguir que los recursos estén asignados el mayor tiempo posible a tareas productivas es la mejor manera de obtener rentabilidad económica.
BPM automatiza los procesos empresariales en pro de la eficiencia de los recursos, humanos y tecnológicos, permitiendo agilizar los procesos y mejorando su ejecución mediante monitorear e identificar ineficiencias y cuellos de botella. Además, aumenta la visibilidad de los procesos y la transparencia con la que pueden verse en toda la organización.
El análisis y los reportes de BPM esenciales ya que aportan conocimiento de las actividades que se desarrollan, lo que permite distribuir la carga de trabajo de manera más equitativa y evitar desperdicios o duplicidad de tareas. De esta manera los procesos de negocio dejan de ser ineficientes y se pueden detectar costes ocultos. Según IDC las empresas gastan entre el 5% y el 15% de sus ingresos gestionando la información, consecuencia directa de las ineficiencias antes mencionadas.
La gestión también se beneficia de la eficiencia de trabajar con BPM al modelar, implementar y ejecutar procesos de cualquier departamento o en toda la organización. Mediante el control electrónico que permiten los tableros de control es posible saber en qué estado se encuentran los procesos, quién está haciendo qué, cuándo lo hace, y podemos identificar posibles fallos y cuellos de botella, dotando así a las empresas de capacidad de reacción veloz.
Otro beneficio de BPM es la trazabilidad que permite de los procesos, brindando información clara y confiable de lo que se ha estado haciendo, quién lo ha hecho, cuándo y por qué, en previsión de posibles auditorias futuras.
Los analistas y tomadores de decisión podrán medir los KPI de los procesos mediante tableros de control interactivos, que permiten profundizar en la información para ver más detalle de los indicadores claves para tomar decisiones más informadas y evitar desviaciones en el proceso.
Finalmente, los mismos empleados se benefician de BPM en sus actividades diarias al mejorar la comunicación entre distintos participantes del ciclo de vida del proceso. Mejorar la comunicación de la empresa ayuda a optimizar los recursos, ya que los empleados utilizan su tiempo para realizar las actividades, en lugar de perder tiempo recopilando información necesaria para llevar a cabo dicha actividad. Así cada trabajador sabe las actividades que debe realizar y se acotan los límites de cada una, fijando los pasos a seguir durante el flujo del proceso.
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