La tecnología Robotic Process Automation (RPA) es flexible, escalable y se adapta para cualquier sector o giro de negocio. La industria manufacturera ha adoptado la automatización de procesos con excelentes resultados.

Cuando se trata de empresas de manufactura es clave que puedan ganar tiempo, precisión, disminuir errores y ser más eficientes, lo cual logran mediante la implementación RPA. De hecho, la competitividad de este tipo de negocios depende de cómo ser más rápidos para producir más, pero sin sacrificar la calidad.

Casos de éxito de automatización de procesos

A continuación, te brindamos algunos ejemplos con estos tres casos de éxito de RPA aplicada en la industria manufacturera.

1. RPA para generación de pedidos

Uno de los fabricantes de juguetes más importante a nivel global, con ayuda de consultoría especializada, logró identificar cuáles eran sus retos, implementó exitosamente RPA y consiguió tener rapidez y facilidad en la generación de pedidos, además de la disminución de errores por una acción manual.

El problema inició cuando el proceso de esta empresa empezó a hacerse denso, lento y con cuellos de botella debido a que para realizar la venta se debe pasar por un proceso manual, descargar una solicitud desde el portal del cliente y llenar un archivo por el empleado de la fábrica. Los datos necesarios para facturación y venta se recopilan de dos archivos diferentes. Uno de los archivos contiene la equivalencia del número de tienda, y el otro contiene el código del producto. Esto genera un proceso lento, pues la herramienta que genera el archivo para la facturación en el ERP utilizado está limitado a una cierta cantidad de datos por archivo, por lo que en ocasiones se debe generar un archivo adicional de manera manual, que puede ocasionar errores de validación de los datos y problemas al cargar los archivos al ERP.

La solución RPA: Se creó un bot que replicara el proceso que se lleva a cabo por los trabajadores. Primero ingresa a la página web de la tienda para descargar el archivo requerido, después lo llena obteniendo la información de los archivos Excel correspondientes, para finalmente crear y llenar un archivo CSV con la nomenclatura ya establecida.

2. Automatización de los procesos de cuentas por cobrar

En una empresa de autotransporte de pasajeros que tenía el desafío de agilizar un proceso que realizaban manualmente y que implicaba a más de 20 personas en 4 áreas diferentes, acumulando más de 550 horas hombre en su ejecución.

Ese proceso consiste en realizar el cálculo y conciliación de la distribución del diesel para sus diferentes estaciones de servicio, distribuidas en la República Mexicana. Además, se debía tomar en cuenta el cálculo por unidad y el costo del combustible por cada región.

Solución RPA: se ejecuta automáticamente la conciliación entre el sistema de registro de distribución de combustible, el proceso de cálculo, así como el registro contable en su ERP y la emisión de la factura correspondiente. Con esto, se redujo el proceso completo a una décima parte del tiempo de ejecución manual.

3. Conciliación de facturas para CxC

En este otro caso, una empresa de manufactura que posee un proceso de conciliación de facturas emitidas vs los acuses de recibo de sus clientes (cadenas comerciales o retail), que al ser manual se hizo lento y la cobranza se retrasaba.

Para dicho proceso, Cuentas por Cobrar recibe un reporte con los folios que presentan diferencias, estos documentos se deben consultar en dos sistemas: en un ERP y un contenedor de documentos, para localizar de forma manual las diferencias y con esto elaborar un reporte en Excel al cliente para la aceptación de la factura.

Solución RPA: se aplicó tecnología RPA para automatizar el proceso de inicio a fin sin intervención humana con este flujo:

• La solución DataCap consulta a diario en el directorio los documentos digitalizados
• Envía la metadata a la base de datos.
• Mientras, un Robot de Software se encarga de revisar la bandeja de entrada del mail, extrae y abre el reporte de la cadena comercial con los folios
• Los folios son consultados de forma automática al ERP y la Base de Datos alimentada por DataCap para hacer match de las facturas emitidas vs los acuses de recibo.
• Finalmente, localiza de forma automática las diferencias, para elaborar el reporte en excel y enviarlo por correo.

Datacap es una solución clave para la automatización de negocios, su tecnología de procesamiento de lenguaje natural, análisis de texto y aprendizaje automático identifican, clasifican y extraen contenido de documentos en papel variable o no estructurado.

En la actualidad muchos procesos, flujos de trabajo, actividades y tareas pueden ser automatizados con tecnologías de vanguardia que llegan a complementar soluciones existentes como los sistemas ERP, tal es el caso de la inteligencia artificial. Es muy importante hacerlo de la mano de la consultoría adecuada para identificar en dónde se puede implementar con éxito RPA.