Sabías que uno de los principales retos para las empresas es la gestión documental, ya que en ocasiones tienen que manejar y almacenar grandes volúmenes de información, que además tiene que ser revisada para avanzar en ciertos procesos.
Cuando hay una capacidad limitada para guardar y revisar documentos o cuando no se tiene el personal y el tiempo para hacerlo se convierte en un problema que por lo general deriva en lo que conocemos como cuello de botella.
En este sentido, automatizar esos procesos que tienen que ver con el almacenaje, manejo, revisión y control de información y documentos es una gran solución para aquellas compañías que son afectadas por cuellos de botella.
¿Qué es la gestión documental automatizada?
La gestión documental automatizada es el manejo de documentos que se han digitalizado y cuyos procesos se han automatizado mediante tecnologías de RPA (Robotic Process Automation) e inteligencia artificial, con lo cual se garantiza la gestión de la información, ahorrando tiempos, recursos y personal.
La automatización genera flujos programados relacionados con los documentos. Automatizando tareas que antes eran manuales como entradas, aprobaciones, solicitudes, revisiones, formularios, asignaciones, reclamos, verificaciones, etcétera. Todas esas actividades se hacen de forma digital en un workflow más estructurado y organizado, para tener un acceso inmediato, sencillo y sin errores.
Soluciones para la gestión documental
Muchas compañías tienen que invertir en bodegas y almacenes físicos para guardar documentos que tienen que ser revisados constantemente, otras empresas se pierden en el intento de manejar archivos históricos y otras más pierden el control de la información, al carecer de una categorización o clasificación.
¿Te parece familiar? Es muy común esto, pero la deficiente gestión documental puede representar bajas en la productividad y competitividad de un negocio. Empresas en sectores financieros, bancarios, farmacéutico, entre otros, manejan grandes volúmenes de archivos y el reto es que puedan tener acceso inmediato, en tiempo real y hacer búsquedas de forma ágil.
Esto lo pueden lograr a través de la automatización con soluciones como FilNet, que permite eliminar almacenamientos físicos y tener el control de los documentos digitales en todo momento, con una clasificación eficiente que agilice las revisiones.
También puedes extraer la información de un documento digitalizado para seguir con el proceso de gestión de documentos, a través de la solución EasyCap, con la cual la información digitalizada se vincula a los procesos de automatización, lo cual permite una correcta gestión documental.
Cuando utilizas herramientas de digitalización ahorras mucho tiempo en los procesos y si se combina con la tecnología de inteligencia artificial Watson NLU se potencializa la digitalización interpretando los documentos sin intervención humana.
Estas soluciones se adaptan para cualquier tipo de empresa, sector o industria, siempre que una organización maneje grandes volúmenes de documentos, haga revisiones masivas, tenga informes constantes, etc.
