Organización líder en la venta de artículos de salud visual automatiza sus procesos de facturación para una mayor eficiencia y ahorro de tiempo.

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Procesos automatizados: RPA | Sector Retail

PERFIL DE LA ORGANIZACIÓN

Empresa líder en la comercialización de armazones y proceso de manufactura de lentes oftálmicos a nivel nacional con una amplia red de sucursales en todo el país.

Comprometidos con la excelencia, desde sus inicios han incorporado en todos sus procesos materiales y productos de la más alta calidad y tecnología. Promoviendo esta filosofía en todas las áreas del negocio les ha permitido garantizar un crecimiento constante; debido a ello, el departamento de finanzas se enfrentaba a un reto considerable en su ciclo de facturación.

RETO AKÚBICA

El importante desafío que enfrentaba el departamento de finanzas era la conciliación del ciclo de facturación. Este proceso resultaba laborioso y consumía mucho tiempo para su equipo, ya que implicaba la descarga y registro manual de facturas de tres empresas diferentes, afectando su eficiencia y capacidad para brindar un servicio rápido y de calidad a sus clientes. Adicional, un reto importante fue, dar los primeros pasos rumbo a la automatización que se puede resumir en:

Identificar los procesos manuales.
Mapear las actividades del negocio a las diferentes funcionalidades de automatización.
Construir la automatización considerando RPA como software orquestador y ejecutor de actividades.

PROCESO

El proceso de implementación comenzó con un análisis exhaustivo de los procesos de facturación existentes, identificando las áreas que se beneficiarían de la automatización; el departamento de finanzas de la compañía indicó las tareas que provocaban un retraso en el desempeño diario.
Se procedió a examinar la herramienta interna para registro de datos y su ERP con el fin de considerar ciertas acciones de estas herramientas.
A continuación, se diseñaron e implementaron trabajadores digitales para automatizar el proceso de conciliación de facturación en el departamento de finanzas.
Estos trabajadores digitales fueron programados para descargar las facturas de las tres empresas a una matriz de datos, donde se implementaron validaciones de información para optimizar y garantizar la calidad de los datos.
Nuestro equipo de servicios profesionales llevó a cabo la construcción de la automatización, definió la fase de pruebas con el usuario y la liberación al ambiente de producción.

Casos de uso relacionados

“Con este proyecto, la empresa ha logrado una mejora significativa en su proceso de facturación y ha demostrado una vez más su compromiso con ofrecer un servicio de calidad apoyado en la tecnología, siendo esta una inversión valiosa para optimizar la eficiencia y productividad.”

Meses de implementación

%

De ahorro en tiempo

Errores

Precisión

RESULTADOS Y BENEFICIOS

Se desarrollaron tres trabajadores digitales automatizados y diseñados para llevar a cabo su labor automáticamente, el día y hora programados. El primero, se encarga de descargar facturas PDF y XML desde las cuentas de correo electrónico de las tres empresas. El segundo, realiza el registro de los datos de las facturas en una matriz mensual y estos datos se actualizan en su ERP. El tercer trabajador digital de menor escala, cambia el estatus de las facturas aprobadas diarias en su sistema, completando así el ciclo completo de conciliación de facturación.
- El tiempo de implementación de este proceso en la organización fue de 3 meses.
- La organización disminuyó una gran cantidad de horas y días en esta tarea, transformando tres días a una hora de trabajo.
- El trabajador digital ejecuta las tareas de manera rápida y precisa, acelerando todo el proceso y permitiendo que el personal se enfoque en actividades de mayor valor.
- Se redujo el riesgo de errores y garantizó un proceso de facturación más preciso y confiable. Estos beneficios se tradujeron en una mayor eficiencia operativa del departamento de finanzas.
- Se redujo en un 95.8% el tiempo provisto para esta tarea anteriormente manual.

OTROS PROCESOS AUTOMATIZADOS EN EL ÁREA

Para el procesamiento Inteligente de miles de facturas, se utilizaron tecnologías de procesamiento de lenguaje natural y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer automáticamente los datos clave de las facturas recibidas, agilizando la captura y validación de la información, siendo estas almacenadas en los sistemas empresariales.
Se implementó un trabajador digital que envía automáticamente recordatorios de pago a los clientes antes de las fechas de vencimiento, reduciendo los retrasos en los pagos y mejorando la liquidez de la empresa.
Implementación de un trabajador digital que maneja automáticamente las excepciones en el proceso de facturación y cobranza, reduciendo el tiempo y esfuerzo necesario para resolver problemas y garantizando una mayor precisión en las transacciones.

Futuro de la automatización

Nuestro cliente logró optimizar la conciliación de facturas en su departamento de finanzas, alcanzado un nuevo nivel de eficiencia y calidad en su operación, buscando asegurar la excelencia operativa en un futuro próximo. Con pasión por la tecnología y un enfoque en la excelencia, apoyamos a nuestro cliente a alcanzar nuevas fronteras en automatización de procesos para su empresa.