El uso de la firma digital será mayor cada año, de hecho, en 2020 tuvo un impulso significativo y hoy prácticamente el 25% de la población económicamente activa la usa regularmente, según la Secretaría de Hacienda.
Conforme la transformación digital intensifique su impacto en los negocios, hablar de la firma electrónica o digital será algo común y será válida para cualquier transacción, trámite o contrato, tal y como hoy sucede con una firma “normal” o física representada en un papel.
Actualmente se relaciona a la firma digital con los trámites o cumplimiento de los contribuyentes con el SAT, pero esta va más allá y forma parte de muchos ámbitos que ya han identificado las ventajas de usarla.
¿Qué es la firma digital?
La firma digital es la autentificación en medios digitales de una identidad. De acuerdo con el Código de Comercio y la NOM-151 es la digitalización criptográfica de una firma autógrafa para certificar documentos.
La NOM-151 establece los requisitos para que una empresa pueda digitalizar documentos (por ejemplo, un contrato) de forma válida, segura y con su respectivo cifrado mediante cadenas de códigos.
Beneficios de la firma digital
Las empresas que usen la firma digital en su operación cotidiana tienen diversas ventajas, por ejemplo, estarán garantizando la legalidad de sus documentos con el uso de la FIEL, ya que pueden utilizar su CER, KEY y password para hacer el firmado digital.
Asimismo, es una práctica que ofrece seguridad, ya que puedes generar tu firma digital en el documento y un sello de tiempo digital que refuerce la integridad de estos.
Otro beneficio es la agilidad y rapidez de este proceso, con lo cual ahorras tiempo valioso y además te conviertes en una empresa paperless.
La firma digital te ofrece una gran disponibilidad, ya que puedes usarla desde cualquier lugar y en cualquier momento 24/7.
Logras además una excelente colaboración a través de la gestión de firmas digitales en tu organización y cuentas con la validación al ratificar los documentos estándares (INE, comprobantes de domicilio, actas de nacimiento, entre otros).
Usos de la firma digital
Con la adecuada asesoría, tu negocio podrá aplicar la firma digital en diversos departamentos y para muchas actividades. A veces las empresas se limitan solamente a signar contratos, pero va más allá. Aquí tienes algunos ejemplos de uso que te ayudarán a optimizar procesos en tu organización:
- Recursos Humanos: contratos, autorizaciones y anexos, finiquitos y liquidaciones, actas administrativas.
- Legal y contable: diagnóstico fiscal, regularización fiscal, confidencialidad o NDA, contratos comerciales, asambleas, convenios, propuestas comerciales, copias certificadas.
- Construcción y bienes raíces: contratos de promesa, contratos de proveedores, avalúos, contrato por administración.
- Empresa en general: contratos laborales, propuestas comerciales, operación corporativa, contratos comerciales, firma de recibos de honorarios o nómina, contratos civiles.
- Aseguradoras y fintech: solicitudes, contratos, pólizas, autorizaciones y anexos, operación corporativa, manifestación de valor.
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Fuentes consultadas:
https://notipress.mx/economia/que-pasa-con-firma-electronica-su-uso-en-mexico-extranjero-8325
