Uno de los grandes desafíos para las empresas es el manejo de documentos y registros en ciertas áreas o departamentos, cuyo volumen realmente puede llegar a ser un factor para su operación; por eso cada vez es más importante que una organización implemente soluciones para automatizar estos procesos.
La automatización agiliza todo el flujo de trabajo entre los elementos involucrados en un proceso, con lo cual obtienes ventajas competitivas, tales como:
- Agilidad en la generación de documentos.
- Mayor control de tus registros.
- Gestión eficiente de grandes volúmenes de información.
- Agilidad y certeza en la revisión de documentos.
- Reducción de tiempos en tareas repetitivas.
- Disminución de errores.
- Una mayor productividad.
- Eliminación de cuellos de botella.
- Visibilidad en todo momento.
- Equipos de trabajo más concentrados.
Soluciones integrales de automatización
Actualmente, existen en el mercado soluciones para diversos sectores y negocios, integrar en tu organización tecnologías innovadoras para la automatización de los procesos de negocio se convierte en un diferenciador estratégico. Algunas soluciones son:
Captura de datos: Digitaliza y automatiza la captura de documentos para la extracción de información.
Content Management: Administra fácilmente el contenido empresarial que se requiere para operar tu negocio y respaldar decisiones críticas.
Workflow: Gestiona adecuadamente cada proceso de negocio, con el fin de optimizar y tener una mayor visibilidad de la operación y resultados.
Gestor de reglas de negocio: Analiza, automatiza y gobierna las decisiones de tus procesos basadas en reglas establecidas.
RPA: Utiliza bots para automatizar tareas altamente repetitivas que normalmente realizan los humanos.
Inteligencia Artificial y Cognitiva: Crea herramientas y aplicaciones empoderadas con Inteligencia Artificial para llevar a un siguiente nivel la experiencia de usuario.
Expedientes digitales para manejo de información
Específicamente para procesos que tienen que ver con grandes flujos de información y gestión de documentos, una de las aplicaciones puede ser el expediente digital, una implementación que consiste en automatizar la recepción, visibilidad y manejo de los documentos, cuya consulta y gestión están en un expediente digital.
Lo más importante en esta herramienta es que se automatizan todas las tareas que tienen que ver con ese flujo de trabajo que ya tiene un negocio, es decir, se detectan cuáles son los pasos y dónde pueden entrar las nuevas tecnologías. En sí, una empresa no tiene que modificar nada, su talento humano se mantiene intacto, pero enfocado a las actividades de mayor valor, mientras las acciones repetitivas o de volumen son llevadas a cabo por la automatización.
Pensemos por ejemplo en un área que suele manejar muchos volúmenes de información y que cualquier retraso forma cuellos de botella que afectan la operatividad de la empresa, como es el caso de la logística.
Una empresa de este sector podría agilizar el manejo de un alto volumen de documentos mediante la automatización de notas de embarque, una mayor eficiencia en la generación de facturas, la recolección oportuna de documentos como remisiones, salidas de mercancía, carta porte, acuse de recibo, etc.; además de llevar un registro, control y visibilidad de los expedientes digitales de documentos de entrega disponibles en cualquier momento para toda la organización.
Estas soluciones integrales de automatización se pueden implementar de forma exitosa en todo tipo de negocio, obteniendo las amplias ventajas ya mencionadas.
En aKúbica, nos especializamos en la Transformación Digital y en la automatización de Procesos de Negocio, a través de la implementación de tecnologías innovadoras como Inteligencia Artificial y Cognitiva, Blockchain, Robots de Software, tecnologías para modernización de aplicaciones, servicios de consultoría, desarrollos a la medida, asginación de recursos y sttafin, entre otros.
