La automatización digital puede mover información casi instantáneamente, hasta que encuentra un documento. Es en ese momento, cuando el procesamiento manual de documentos reduce el ritmo de la velocidad digital a la analógica. Pero no podemos evitarlos. Los documentos transfieren información esencial entre personas tanto como empresas. Entonces, ¿cómo podemos seguir avanzando a la velocidad digital cuando los documentos requieren tanto procesamiento manual?
Llegar a la causa raíz
Seamos realistas, procesar información de documentos a menudo puede ser un trabajo tedioso y agotador mentalmente. No solo es monótono y propenso a errores, sino que el volumen de documentos parece estar creciendo exponencialmente. La demanda de mayor transparencia regulatoria y responsabilidad está impulsando la creación de cada vez más documentos que requieren procesamiento manual.
Eso nos lleva a formatos de documentos, como el formato de documento portátil (PDF) del que Adobe fue pionero en la década de 1990. Los PDF son uno de los formatos de documentos más comunes utilizados para fines comerciales, si no el más común, con decenas de miles de millones de nuevos documentos PDF creados cada año. Una estimación revela que en 2015, puede haber más de 2,5 billones de PDF en el mundo. Parece razonable que a estas alturas hayamos superado los 3 billones de archivos PDF.
Al igual que los documentos que representan, los archivos PDF son realmente importantes, pero su procesamiento requiere mucho trabajo manual. Vemos dos causas fundamentales para este problema:
Las herramientas utilizadas para crear documentos digitales aplican los estándares técnicos de PDF de manera inconsistente, lo que los hace altamente variables con una sola forma de determinar su contexto: hacer que un humano los lea.
Las aplicaciones que crean archivos PDF son tan poderosas y omnipresentes que cualquiera puede acceder a ellas, lo que lleva a una proliferación y distribución masiva de documentos digitales impredecibles y difíciles de procesar.
El procesamiento de documentos necesita más inteligencia
La inteligencia artificial (IA) ha avanzado mucho en los últimos años. Las nuevas herramientas que utilizan el “deep learning” están comenzando a imitar el pensamiento de un cerebro humano. Pueden identificar patrones contextuales válidos para obtener una comprensión auténtica de la información no estructurada, como el contenido de un documento.
La IA con aprendizaje profundo ha permitido un salto adelante en el procesamiento de fuentes de información complejas, como archivos PDF no estándar y formatos de documentos similares. Este mayor nivel de inteligencia, combinado con las capacidades de automatización digital, puede desbloquear varios beneficios empresariales.
Incrementar el valor de la información
¿Cómo se aprovecha toda esta información nueva y relevante una vez que automatiza el procesamiento de documentos?
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